Guide pratique pour bénéficier d'un early check-in à l'hôtel

Que vous soyez en roadtrip ou que vous preniez l'avion, l'arrivée dans votre chambre d'hôtel est généralement la bienvenue après une longue journée de voyage.

Mais étant donné que la plupart des hôtels proposent une heure d'arrivée standard l'après-midi, aux alentours de 15 heures, si vous arrivez plus tôt, vous risquez de devoir attendre des heures avant de pouvoir accéder à votre chambre. La solution ? Bénéficier d'un enregistrement anticipé, ou early check-in, pour pouvoir vous installer à l'hôtel le plus tôt possible.

Lorsque je sais que je vais arriver de bonne heure à destination, j'essaie toujours d'obtenir un early check-in. Cela marche-t-il à chaque fois ? Non. Mais est-ce que cela vaut la peine d'essayer ? Sans aucun doute.

Que vous soyez fatigué·e et que vous souhaitiez faire une sieste et vous rafraîchir, que vous ayez besoin de passer un appel professionnel ou que vous soyez simplement impatient·e de vous installer et de profiter au maximum de votre séjour, l'enregistrement anticipé peut vous permettre de rendre votre journée de voyage beaucoup plus agréable.

Bien que cela ne soit pas toujours possible, j'ai constaté que si vous vous y prenez de la bonne façon, vous pouvez accroître vos chances d'accéder rapidement à votre chambre d'hôtel.

À quelle heure dois-je arriver à l'hôtel ?

Les hôtels indiquent généralement sur leur site internet l'heure d'enregistrement (l'heure à laquelle ils peuvent garantir que votre chambre sera prête), qui varie souvent entre 14 h et 16 h. Toutefois, de nombreux hôtels proposent un enregistrement anticipé lorsque cela est possible, parfois gratuitement, parfois moyennant des frais supplémentaires. Le fait qu'ils puissent vous laisser accéder à votre chambre plus tôt dépend de plusieurs facteurs :

Disponibilité

Pour qu'un hôtel puisse vous laisser accéder à votre chambre plus tôt que prévu, il faut que celle-ci soit propre, prête et disponible. L'early check-in dépend du temps dont dispose le personnel de ménage pour préparer les chambres à l'arrivée des nouvelles·aux client·es. Le hasard joue donc ici un rôle déterminant.

Période et taux d'occupation

Vos chances de bénéficier d'un early check-in dépendent bien souvent de la période à laquelle vous séjournez à l'hôtel. Si votre venue survient pendant la haute saison ou le week-end, il est probable que vous ne pourrez pas profiter d'un enregistrement anticipé.

À titre d'exemple, j'ai récemment séjourné au nouveau Resorts World de Las Vegas. Comme il s'agissait d'un week-end de forte affluence, l'établissement était plein à craquer et il était donc impossible de bénéficier d'un early check-in.

Type de chambre

Si vous êtes disposé·e à changer de chambre, vous aurez peut-être plus de chances de pouvoir vous enregistrer plus tôt. En effet, une chambre standard offrant une vue moins exceptionnelle que prévu pourrait être inoccupée et prête à vous accueillir.

Programmes de fidélité

Certains hôtels offrent un enregistrement anticipé aux client·es adhérant à leur programme de fidélité. Si vous êtes membre d'un tel programme, c'est le moment d'en profiter. Mais si vous ne l'êtes pas, vous risquez d'être désavantagé·e si l'hôtel réserve l'early check-in à ses client·es les plus fidèles.

Votre situation personnelle

Les hôtels sont susceptibles de réserver en priorité l'enregistrement anticipé aux personnes ayant des besoins spécifiques, des contraintes médicales ou toute autre circonstance particulière.

Comment le nombre d'étoiles influe-t-il sur l'early check-in ?

Les hôtels de luxe ont la réputation de se surpasser pour répondre aux demandes des client·es, notamment celles qui concernent l'early check-in, par rapport aux hôtels bon marché ou de milieu de gamme.

Même si ce n'est pas toujours le cas, les hôtels haut de gamme ont tendance à proposer un niveau de service de plus grande qualité, des programmes de fidélité plus complets et un plus grand nombre d'employé·es par client·e afin de garantir une expérience luxueuse.

Il existe plusieurs systèmes de classement pour vous aider à déterminer le niveau de standing d'un hôtel.

Le Forbes Travel Guide

Le Forbes Travel Guide utilise un système de classement de 1 à 5 étoiles et fait appel à des inspecteur·rices expérimenté·es et anonymes pour évaluer méticuleusement les équipements, la qualité de l'hébergement et l'expérience globale de la clientèle. Un établissement 1 étoile offre des conditions d'hébergement basiques, tandis qu'un hôtel doté de 2 étoiles est considéré comme « confortable ». Les hôtels trois étoiles sont qualifiés d'« excellents » et les quatre étoiles sont « exceptionnels ». Les hôtels cinq étoiles, étant le summum du luxe, offrent un degré d'attention personnalisée extraordinaire.

Le AAA Diamond Rating

À l'instar du guide de voyage Forbes, le système de classification AAA (American Automobile Association) est un classement réputé évaluant les hôtels sur une échelle de un à cinq, les établissements dotés d'un diamant offrant des services simples et les hôtels ayant cinq diamants représentant l'incarnation du luxe et du raffinement. L'AAA Diamond Rating est établi par des inspecteur·rices expérimenté·es qui effectuent des visites inopinées afin d'évaluer la qualité des chambres, des installations, de la restauration et de l'atmosphère globale.

Le Guide Michelin

Si le guide Michelin est surtout connu pour évaluer les restaurants, il attribue également des notes de 1 à 5 étoiles à certains hôtels, principalement en Europe et en Asie. Les inspecteur·rices Michelin accordent une grande importance à l'attention portée aux détails et à l'expérience globale de la clientèle, ainsi qu'au caractère unique de l'hôtel.

Peut-on arriver dans un hôtel à n'importe quelle heure ?

Si la plupart des hôtels proposent une heure d'arrivée standard autour de 15 h, il leur arrive parfois d'offrir la possibilité de bénéficier d'un early check-in. L'accès anticipé à votre chambre peut présenter plusieurs avantages :

L'occasion de se reposer ou de se rafraîchir

Bien souvent, les voyages nécessitent de se lever tôt ou de changer de fuseau horaire. En rejoignant votre chambre plus tôt, vous profiterez d'un lit confortable pour faire une sieste avant de partir à l'aventure. De même, si vous voyagez avec un bébé ou des enfants en bas âge, le fait d'avoir une chambre calme pour leur permettre de faire la sieste peut rendre votre journée beaucoup plus agréable.

Au terme d'un long périple, vous aurez peut-être envie de prendre une douche et de vous changer. L'enregistrement anticipé vous permet de vous rafraîchir dans le confort et l'intimité de votre chambre avant de commencer à explorer votre destination.

Un séjour plus rentable

Le prix d'une nuit d'hôtel ne vous garantit l'accès à la chambre qu'à partir de 15 h environ et ce jusqu'à l'heure de départ habituelle, soit entre 11 h et midi le jour suivant. En arrivant plus tôt, vous pourrez profiter plus longtemps du confort de votre chambre.

Une organisation plus pratique

Si vous avez un programme chargé le jour de votre arrivée, l'enregistrement anticipé vous permet de déposer vos bagages, de vous installer, de défaire vos valises et de repartir pour la journée.

Un endroit calme pour travailler

L'essor du télétravail s'est accompagné d'une augmentation de la popularité du « workation », une pratique qui consiste à partir en voyage dans de nouveaux endroits en travaillant pendant la journée et en découvrant les environs le soir venu. Que vous ayez besoin de travailler toute la journée ou de simplement vous isoler pour passer un appel professionnel, il est préférable d'être dans sa chambre d'hôtel plutôt que dans un lieu public.

Est-il possible de s'enregistrer plus tôt que prévu à l'hôtel ?

Pour pouvoir bénéficier d'un early check-in à l'hôtel, il faut généralement y séjourner à la bonne période et se conformer aux règles de l'hôtel, mais au fil du temps, j'ai découvert plusieurs astuces qui permettent de maximiser la possibilité d'accéder à ma chambre le plus tôt possible.

Recherchez des hôtels proposant un enregistrement anticipé avant de réserver

Lorsque je compare les hôtels potentiels en vue d'un voyage, je me renseigne toujours sur les heures d'arrivée, qui sont souvent comprises entre 14 h et 16 h, mais qui sont parfois moins tardives (conseil : les hôtels des aéroports sont souvent plus flexibles). Vous pouvez consulter les heures d'arrivée sur le site internet de l'hôtel, mais j'ai constaté qu'il est encore plus facile d'utiliser la recherche d'hôtels sur KAYAK pour comparer plusieurs établissements, car le site indique les heures d'arrivée et de départ en bas de page de chaque établissement. Cela permet de faciliter et de rendre plus rapide la comparaison entre les hôtels et la prise de décision en matière de réservation.

Devenez membre d'un programme de fidélité

De nombreux hôtels, en particulier les grandes chaînes internationales comme Marriott ou Hyatt, accordent aux membres de leurs programmes de fidélité la priorité pour l'early check-in. Plus vous progressez dans les échelons, plus vous avez de chances que votre demande soit satisfaite.

Certains programmes de fidélité mentionnent explicitement l'enregistrement anticipé et/ou le départ tardif comme avantage. C'est le cas notamment pour :

• L'IHG One Rewards : l'early check-in est proposé comme avantage aux client·es Platinum Elite et Diamond Elite.
• Le Marriott Bonvoy : les membres Ambassador Elite bénéficient de l'avantage « Your24 » qui leur permet de choisir l'heure d'enregistrement.
• Le World of Hyatt : les membres Explorist et Globalist peuvent bénéficier gratuitement d'un enregistrement à 9 h. Pour ceux qui sont classés à un échelon inférieur, qui sont Discoverist ou qui sont membres basiques, la même chose est possible moyennant 10 $.

Profitez des avantages de votre carte de crédit

Outre les programmes de fidélité des hôtels, certaines cartes de crédit majeures offrent l'early check-in comme avantage.

Vérifiez si vos cartes de crédit proposent l'un de ces programmes :

• L'American Express Fine Hotels & Resorts : offert aux titulaires de la carte American Express Platinum, Business Platinum ou Centurion, ce programme permet aux membres de réserver dans plus de 1 000 hôtels de luxe et de bénéficier d'avantages spécifiques, notamment l'enregistrement à partir de midi quand cela est possible. J'ai eu la chance de profiter de ce programme pour l'enregistrement anticipé, mais j'ai aussi essuyé des refus en raison d'un taux d'occupation trop élevé.
• Le Capital One Premier Collection : lancé en 2023, Capitol One dispose de son propre programme d'hôtels de luxe accessible aux détenteur·rices de ses cartes de crédit haut de gamme, notamment les cartes personnelles ou professionnelles Capital One Venture X. L'enregistrement anticipé se fait en priorité pour ses membres, mais il dépend de la disponibilité.
• Le Chase The Luxury Hotel & Resort Collection : disponible uniquement pour les détenteur·rices de la carte Chase Sapphire Reserve, si vous effectuez une réservation par l'intermédiaire de ce programme, vous bénéficierez d'un grand nombre d'avantages, y compris l'early check-in si cela est possible.

Envisagez de demander une chambre de catégorie inférieure ou de payer pour une chambre de catégorie supérieure

Si le type de chambre que vous avez réservé n'est pas disponible, le personnel de la réception peut vous proposer une chambre de catégorie inférieure inoccupée. Il peut également vous proposer un surclassement (payant) dans une chambre plus luxueuse.

Demandez un early check-in à l'avance

Lorsque je souhaite accéder à ma chambre le plus tôt possible, j'en fais la demande à l'avance. Certaines plateformes, comme Marriott, vous permettent de le préciser lors de la réservation en ligne ou de l'indiquer comme « demande spéciale ». Vous pouvez également passer par le chatbot ou appeler directement l'hôtel.

Renseignez-vous sur les frais relatifs au early check-in

Si de nombreux hôtels offrent l'enregistrement anticipé à titre gratuit en fonction de la disponibilité, d'autres prévoient des frais à payer pour y avoir accès. Si les frais demandés sont raisonnables, profitez-en.

Enregistrez-vous avec votre smartphone

Le check-in via mobile est de plus en plus courant, et il m'est arrivé de pouvoir accéder plus tôt à ma chambre d'hôtel grâce à cette fonctionnalité offerte sur l'application de l'hôtel. J'ai récemment effectué une réservation dans un hôtel Marriott et j'ai utilisé l'application pour demander un check-in à midi. À 11 h, mon téléphone a sonné pour m'informer que ma chambre était prête et m'a donné accès à une clé mobile.

Comment faire quand les demandes d'early check-in n'ont pas été acceptées ?

Si l'enregistrement anticipé présente de nombreux avantages, il n'est pas garanti. Si les hôtels fixent des plages horaires standard pour l'enregistrement, c'est pour s'assurer que la chambre est propre et prête à vous accueillir.

Lorsqu'un hôtel ne peut pas répondre à votre demande, soyez compréhensif·ve. La réception sera sans doute ravie de garder vos bagages pour que vous puissiez aller vous promener ou profiter des installations de l'établissement, telles que le spa, le centre d'affaires, la piscine ou le lobby. De nombreux hôtels proposent également de vous envoyer un message ou de vous appeler lorsque votre chambre est prête si elle se libère plus tôt que prévu.

Dans certains cas, l'hôtel peut mettre à votre disposition une chambre de courtoisie si la vôtre n'est pas encore accessible. Cela ne coûte rien de demander. Et si vous avez vraiment besoin d'être dans votre chambre avant l'heure d'enregistrement standard, vous pouvez aussi réserver une chambre pour la nuit qui précède. C'est le seul moyen de garantir la disponibilité d'une chambre tôt dans la journée.

Comment s’enregistrer à l'hôtel ?

En arrivant à l'hôtel, rendez-vous à la réception avec votre carte d'identité et votre carte de crédit à portée de main. Lors de l'enregistrement, confirmez le type de chambre et toute demande spéciale que vous auriez formulée (type de lit, chambre adjacente, non-fumeur, etc.).

En règle générale, le personnel vous remettra les clés et les instructions pour accéder à votre chambre et vous présentera les équipements et les politiques de l'établissement. C'est le bon moment pour poser des questions. Si vous arrivez en voiture, vous pouvez normalement vous garer directement devant l'hôtel pour vous enregistrer et décharger vos bagages avant de vous garer sur une place de parking. Si un·e bagagiste vous aide à porter vos valises, n'oubliez pas de lui donner un pourboire.

Une fois dans votre chambre, vérifiez qu'il s'agit bien du type de chambre que vous avez demandé et qu'elle est à votre goût. Si vous souhaitez changer de chambre pour une raison ou pour une autre, faites-le immédiatement.

Ayant beaucoup voyagé et séjourné dans de nombreux hôtels, j'ai préparé une liste de conseils pour accélérer le processus d'enregistrement et rendre les choses un peu plus faciles une fois arrivé à votre hébergement :

• Si vous souhaitez arriver tôt dans la journée, veillez à contacter l'hôtel à l'avance pour vous assurer que c'est possible.
• Si vous voyagez avec un animal de compagnie, renseignez-vous sur la politique de l'hôtel en la matière afin d'éviter toute mauvaise surprise. Vous pouvez informer l'hôtel par e-mail avant votre arrivée ou vous renseigner avant de faire votre réservation. Soyez prévoyant·e et conservez une copie des e-mails échangés avec l'hôtel.
• Informez l'hôtel à temps si vous avez des demandes spécifiques, telles que le type de chambre ou l'étage que vous préférez. Je recommande vivement de discuter de ces préférences avec le personnel au moment de l'enregistrement. Il est beaucoup plus pratique d'effectuer les changements nécessaires à ce moment-là qu'une fois que vous êtes installé·e dans la chambre.

De quoi ai-je besoin pour faire le check-in à l'hôtel ?

L'enregistrement à l'hôtel est relativement simple, mais vous devez vous munir de ces quelques documents :

• Une pièce d'identité : un permis de conduire ou un passeport suffisent. Si vous voyagez à l'étranger, le personnel de la réception peut copier la première page de votre passeport pour la conserver dans ses registres. Le nom figurant sur votre pièce d'identité doit correspondre à celui de votre réservation (consultez « Quel âge faut-il avoir pour réserver une chambre d'hôtel ? » pour obtenir des informations détaillées sur les conditions relatives à l'âge).
• Une carte de crédit : pour pouvoir facturer les éventuels incidents, l'hôtel doit disposer d'une carte de crédit à votre nom, mais le montant retenu vous sera remboursé s'il n'y a aucun dégât. Cela vous permettra également de régler les frais de restauration, les boissons et d'autres services liés à votre chambre.
• La confirmation de la réservation : en règle générale, il suffit de donner votre nom de famille à la réception pour vérifier votre réservation, mais il n'est pas inutile d'avoir votre confirmation de réservation à portée de main, au cas où.

Comment se faire surclasser gratuitement à l’hôtel

Lors de votre enregistrement, vous pouvez demander à bénéficier d'un surclassement. Tout comme une demande d'enregistrement anticipé, cette possibilité n'est pas garantie et dépend de la disponibilité. Cependant, plusieurs méthodes peuvent accroître cette probabilité, en mentionnant notamment que vous célébrez une occasion spéciale et en faisant preuve de politesse à l'égard de la réception. L'un des meilleurs moyens d'obtenir un surclassement gratuit est de noter tous les hôtels ou de consulter le status de votre carte de crédit qui offrent un surclassement en tant qu'avantage.

Le check-in anticipé peut vous aider à tirer le meilleur parti de votre voyage

Les voyageur·euses savent la plupart du temps s'ils ou elles peuvent demander un départ tardif, mais le fait de bénéficier d'un early check-in peut s'avérer tout aussi utile. Je me suis fréquemment retrouvée à arriver de bonne heure à destination et à vouloir prendre une douche, travailler un peu ou faire faire une sieste à mon bébé avant de partir pour la journée.

Même si cela ne fonctionne pas toujours, il n'y a pas de mal à tenter de mettre ces conseils en pratique pour essayer d'obtenir un early check-in afin de profiter au maximum de votre voyage.
Si ces conseils vous ont été utiles, vous apprécierez peut-être également nos guides d'expert·es sur comment trouver un hôtel de luxe abordable et comment interpréter les avis sur les hôtels.

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